Lees voor

Covid-19 en evenementen/samenkomsten

    Tijdens de persconferentie van 13 oktober jl. zijn aangescherpte regels aangekondigd om de verspreiding van het coronavirus onder controle te krijgen. Deze landelijke regels hebben onder andere als gevolg dat er voorlopig geen evenementen mogen plaatsvinden. Tijdens de persconferentie van 3 november jl. is aangekondigd dat deze regels ook de komende tijd van kracht zijn.

    Op deze pagina vind je meer informatie over de (landelijke) regels. Ook vind je hier tips t.b.v. het uitvoeren van een covid-19 evenementen risicoanalyse en suggesties voor oplossingsrichtingen om de risico's zoveel mogelijk te beperken. Dot laatste kan nuttig zijn voor een later stadium wanneer evenementen wel weer toegestaan zijn.

    Tijdelijke wet maatregelen Covid-19

    Vanaf 1 december 2020, is de Tijdelijke wet maatregelen Covid-19 van kracht.
    Deze wet geldt voorlopig voor drie maanden en hiermee vervalt de noodverordening.
    Vanaf nu is de ministeriele regeling van kracht. Hierin staan de maatregelen vastgelegd. In hoofdstuk 5 staan de regels ten aanzien van evenementen.
    Een aanvulling op deze ministeriele regeling nav de aangescherpte maatregelen die gelden vanaf 15 december vind je hier.

    Aanvraagprocedure 2021

    Ondanks dat covid-19 een, grote, onzekere factor met zich meebrengt als het gaat om het wel of niet doorgaan van evenementen en indien ze wel mogen doorgaan het de vraag is in welke vorm, hebben de Twentse gemeenten in samenwerking met Veiligheidsregio Twente er voor gekozen om in 2021 te werken conform de reguliere evenementenprocedure inclusief indieningstermijnen. Deze procedure en indieningstermijnen zijn te vinden op websites van de gemeenten. De covid-19 toets is als flexibel in te passen processtap onderdeel van deze evenementenprocedure. Door af te wachten worden organisatoren beperkt in het indienen van een aanvraag en in de mogelijkheid om eventuele mogelijkheden voor een evenement te verkennen. Daarnaast zou afwachten tot het moment dat er weer ruimte is om evenementen toe te staan vele ad hoc aanvragen kunnen betekenen waarvoor wellicht dan niet de tijd en capaciteit bij gemeenten en hulpdiensten beschikbaar is om deze zorgvuldig af te handelen.

    Zoals de afgelopen periode gebleken is vraagt de coronasituatie om flexibiliteit. Zowel van organisatoren als van gemeenten en hulpdiensten/veiligheidsregio. Deze flexibiliteit kunnen we dragen door met elkaar in gesprek te blijven en oog te houden voor dat maatregelen (ook zeer plotseling) kunnen veranderen. Met als mogelijke consequentie dat een evenement niet door kan gaan. Vooral dit laatste is van belang dat ook organisatoren zich hier van bewust zijn. Ook met het oog op de financiële consequenties.

    Alles wat al aan de voorkant meegenomen wordt in de vergunningaanvraag kan al besproken c.q. beoordeeld worden en kan weer tijd schelen in de verdere afhandeling van de aanvraag. Dus organisatoren worden vooral opgeroepen om zoveel en duidelijk mogelijk informatie aan te leveren. Reguliere evenementenaspecten zoals wellicht brandveiligheid (BGBOP), verkeersveiligheid, openbare orde enz. waarop covid-19 geen consequenties heeft kunnen eventueel al afgehandeld worden. Door dergelijke aspecten al op te pakken en waar mogelijk af ronden blijft er tijd over in de procedure voor de covid-19 toets.

    Covid-19 toets

    De (landelijke) maatregelen m.b.t. covid-19 variëren continue. De maatregelen die nodig zijn om het coronavirus terug te dringen zijn afhankelijk van het aantal besmettingen en de drukte in de zorg. Dit is niet te voorspellen en dat maakt het organiseren van onder andere evenementen lastig. Op het moment dat vergunningaanvragen ingediend moeten worden is niet te zeggen wat tijdens het evenement de mogelijkheden of beperkingen zijn. Hierdoor zal de vergunningprocedure waarschijnlijk anders verlopen dan 'normaal'. Kort voor het evenement zal pas duidelijkheid gegeven kunnen worden over de maatregelen die tijdens het evenement van kracht zullen zijn en zelfs dan is er geen 100% zekerheid te geven. Om die reden zal de covid-19 toets door de gemeente, eventueel met ondersteuning van de veiligheidsregio/hulpdiensten, pas circa 3 a 4 weken voor het evenement gedaan kunnen worden. Dit betekent niet dat er niet in een eerder stadium nagedacht kan worden over de eventuele consequenties van de coronamaatregelen voor een evenement. Ook hier geldt weer alles wat al aan de voorkant meegenomen wordt in de vergunningaanvraag kan al besproken en kan weer tijd schelen in de verdere afhandeling van de aanvraag.

    Om de covid-19 toets te kunnen uitvoeren moet een organisator een covid-19 risicoanalyse (meer informatie vind je hieronder) doen. Daarnaast moet er nagedacht worden over op welke manier de covid-19 maatregelen (meer informatie vind je hieronder) nageleefd kunnen worden. Zowel de covid-19 risicoanalyse en de covid-19 maatregelen neem je op als apart hoofdstuk in je veiligheidsplan of dien je als apart plan bij de vergunningaanvraag in. Hierbij is het ook aan raden om na de denken over een plan B. Denk na over in welke gevallen je evenement vanuit organisatorisch perspectief wel of niet hun door kan laten gaan. Kan dit bijvoorbeeld nog als er zwaardere maatregelen van kracht zijn zoals een beperking in het maximaal aantal bezoekers, een sportwedstrijd zonder publiek of als er alleen doorstroomevenementen mogen plaatsvinden?
    En bedenk ook wanneer voor jou de uiterste datum is dat je duidelijkheid moet hebben om je evenement wel of niet te kunnen organiseren. 

    Covid-19 risicoanalyse

    Net als altijd hoort bij een vergunningaanvraag een risicoanalyse m.b.t. je evenement. In deze risicoanalyse staat de vraag ''Welke risico's zijn er realistisch gezien te verwachten bij je evenement?'' centraal.
    Nu met covid-19 is een extra risico ontstaan die mogelijk ook effect heeft op je evenement. Om die reden hoort bij de vergunningaanvraag nu ook een covid-19 risicoanalyse. In deze analyse geef je aan welke covid-19 risicofactoren op jou evenement van toepassing kunnen zijn. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de hoeveelheid mensen die je verwacht in relatie tot de beschikbare ruimte (de 1,5 meter afstand blijft de norm). Omdat we begrijpen dat covid-19 risicofactoren nieuw voor je zijn hebben we een overzicht gemaakt van covid-19 risicofactoren die mogelijk aanwezig kunnen zijn. Dit overzicht vind je hier.

    Het is aan jou als organisator om na te denken over welke covid-19 risicofactoren op jou evenement aanwezig kunnen zijn. Het overzicht kan je hierbij helpen. Bij de vergunningaanvraag lever je ook de covid-19 risicoanalyse in. Dit mag als apart document, maar mag je ook samenvoegen met de risicoanalyse die je wellicht al had voor je evenement. Als maar duidelijk is welke covid-19 risicofactoren van toepassing kunnen zijn op jou evenement.

    Covid-19 maatregelen

    Om de risico's zoveel mogelijk terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau tref je maatregelen. En nu dus ook voor covid-19. Op basis van de covid-19 risicoanalyse stel je een overzicht op van de covid-19 maatregelen die je gaat treffen. Deze maatregelen moeten aan sluiten op de geconstateerde risico's. Hierbij kun je denken aan antwoorden op de volgende vragen:

    • Hoe zorgt u ervoor dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
    • Hoe zorgt u ervoor dat bezoekers/deelnemers elkaar niet kruisen en de afstand kunnen blijven houden?
    • Hoe zorgt u voor de stromen van personen mbt het gebruik van sanitaire voorzieningen?
    • Welke hygiënemaatregelen treft u?
    • Als er zitplaatsen zijn, hoe zorgt u ervoor dat bezoekers daarop een goede manier komen en blijven?
    • Is er een risicovolle doelgroep op het evenemententerrein aanwezig?
    • Hoe komen bezoekers/deelnemers naar het evenement? (eigen vervoer, georganiseerd vervoer)

    1,5 meter

    Basisregel is dat er een onderlinge afstand van 1,5 meter gehouden wordt. Bij de vergunningaanvraag lever je ook een beschrijving in hoe je er voor zorgt dat die 1,5 meter onderlinge afstand gehouden kan worden.

    Protocollen

    Vanuit diverse brancheorganisaties zijn er covid-19 protocollen gemaakt die je op weg helpen met het organiseren van veilige en verantwoorde evenementen. Hieronder een overzicht waar je protocollen kunt vinden:

    Covid-19 oplossingsrichtingen

     

    Wellicht vind je het lastig om te bedenken welke maatregelen je voor covid-19 risico's kunt treffen. Daarom hebben we op basis van de covid-19 risicofactoren die je hierboven kunt vinden een aantal mogelijke oplossingsrichtingen opgesteld. Het is de bedoeling dat je deze oplossingsrichtingen vertaald in specifieke maatregelen voor jou evenement. Het is dus niet simpelweg kopiëren en plakken, maar we helpen je wel op weg. Dat wat je bij je vergunningaanvraag indient als maatregelen moeten in de praktijk ook daadwerkelijk getroffen worden.

    De covid-19 oplossingsrichtingen vind je hier.

    Samenvatting vergunningaanvraag

    Bij de vergunningaanvraag hoort i.v.m. covid-19 een:

    • Covid-19 risicoanalyse;
    • Covid-19 maatregelen, inclusief beschrijving hoe de 1,5 meter onderlinge afstand gehouden kan worden.

    Vragen?

    Heb je vragen over het organiseren van je evenement of over wat er van je verwacht wordt? Neem dan contact op met de gemeente waar je je evenement wilt organiseren. Indien nodig neemt de gemeente contact op met de veiligheidsregio.

    Terug naar boven

    Veiligheidsregio Twente is een samenwerkingsverband van de gezamenlijke hulpdiensten en de Twentse gemeenten.

    Wij vinden het belangrijk dat inwoners van Twente zich voldoende voorbereiden op eventuele calamiteiten.