Als je een evenement organiseert moet je vaak met van alles rekening houden. Ook zijn er regels en richtlijnen waar je je aan moet houden. Het is handig om deze regels en richtlijnen te weten voordat je een vergunningaanvraag indient. Daarom vind je op deze pagina per thema achtergrondinformatie en tips en trucs. Mis je informatie mail ons dan gerust: evenementenadvisering@vrtwente.nl
Standaard staan alle thema's aangevinkt, indien een bepaald thema niet van toepassing is bij jouw evenement kun je deze uitvinken. Druk op de knop 'Toon uitgebreide informatie' om een overzicht van de geselecteerde thema's te laten zien. Je kunt de thema's ook per stuk bekijken door op de knop 'Lees meer over dit onderwerp' te klikken.
Klik op een titel om uitgebreide informatie te tonen over een onderwerp.
Om te voorkomen dat afval bij evenementen een bron van ziektekiemen wordt of dat er dieren op af komen, zijn een aantal maatregelen gesteld om de gezondheid van deelnemers en bezoekers te waarborgen:
TIP: bekijk de folder 'Hygiënerichtlijnen afvalverwerking bij evenementen’.
Op veel evenementen wordt (veel) alcohol gedronken en/of drugs gebruikt. Alcohol- en drugsgebruik kunnen gezondheidsproblemen met zich meebrengen. Denk hierbij aan onwelwordingen of erger. Om deze gezondheidsproblemen zoveel mogelijk te vermijden of erger te voorkomen, heeft de GHOR richtlijnen in een folder gezet. Bekijk de folder hier.
TIP: zet in het veiligheidsplan welke maatregelen er getroffen worden om alcoholgebruik onder de 18 jaar te voorkomen. Je kunt hierbij onder andere denken aan polsbandjes.
Het gebruik of in het bezit hebben van drugs is verboden, dit geldt zowel voor soft als hard drugs. In Nederland hebben we echter het gedoog beleid wat inhoudt dat bepaalde hoeveelheden (soft) drugs worden gedoogd. In dat kader heeft het Openbaar Ministerie een richtlijn uitgevaardigd waarin het sepot beleid is vastgesteld. Onderstaande is van toepassing in geval van eigen gebruik:
Bij evenementen kan de driehoek (Gemeente/Justitie/Politie) afwijken van het sepotbeleid. Afhankelijk van het evenement (bijvoorbeeld bij een hardcore feest) kan de driehoek besluiten om zero tolerance beleid te hanteren. Dit houdt dat geen enkele hoeveelheid soft- en harddrugs worden toegelaten op het evenement en men bij overtreding wordt aangehouden en verbaliseerd. Dit vergt een behoorlijke investering van politie en organisatie.
Voor evenementen waarbij de verwachting is dat er drugs aanwezig is kan de politie adviseren om een drugskluis op het terrein aanwezig te hebben. Vaak kan een beveiligingsorganisatie aan een dergelijke kluis komen. Bij gebruik van een drugskluis geldt het volgende:
Beveiligers mogen niet optreden in de openbare ruimte. Beveiliging is alleen bevoegd om op te treden op evenemententerreinen. Op basis van de door de organisator opgestelde huisregels (bijvoorbeeld fouillering) mogen beveiligers handhaven.
Regelmatig komen we tegen dat de richtlijn 1 beveiliger op 250 personen wordt gehanteerd. Dit is echter niet meer dan een richtlijn. De daadwerkelijke inzet wordt bepaald aan de opgedragen taken die de beveiligers moeten uitvoeren in combinatie met het risicoprofiel van het evenement. Ook onderstaande punten spelen hierbij een rol:
Bekijk dan ook voor ieder evenement wat de mogelijke risico's zijn en bepaal aan de hand hiervan welke taken de beveiligers moeten uitvoeren en hoeveel beveiligers je nodig hebt.
TIP: vraag een beveiligingsorganisatie mee te denken in het benodigde aantal beveiligers.
Een particuliere beveiligingsorganisatie – en daaronder vallen ook beveiligingsorganisaties die zich alleen bezighouden met evenementenbeveiliging – mag alleen mensen te werk stellen die toestemming hebben van de korpschef van de Nationale Politie. Het bedrijf vraagt de toestemming aan bij de politie-eenheid waar het bedrijf gevestigd is. Leidinggevenden hebben toestemming nodig van de minister van Veiligheid en Justitie. Voor deze toestemming zijn vakbekwaamheidseisen en betrouwbaarheidseisen opgesteld die zijn terug te vinden in de WPBR en lagere regelgeving.
Voor beveiligingswerk moet gebruik worden gemaakt van een door het ministerie van Veiligheid en Justitie erkende beveiligingsorganisatie. De beveiligers werkzaam voor deze organisatie dienen gecertificeerd te zijn en te voldoen aan de eisen gesteld in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wet Pbor).
Onthouden van toestemming
Een beveiliger krijgt geen toestemming als hij in de afgelopen vier jaar een lichte straf (bijvoorbeeld een geldboete) heeft gekregen voor het plegen van een misdrijf. Ook als de beveiliger in de voorafgaande acht jaar een zware straf (bijvoorbeeld gevangenisstraf) heeft gehad, krijgt hij geen toestemming.
De evenementenbeveiliger moet in het bezit zijn van een geldig legitimatiebewijs zoals genoemd in de WPBR. Dat krijgt hij na het verkrijgen van toestemming. Er bestaan drie soorten legitimatiebewijzen:
Een beveiliger moet naast een geldig identiteitsbewijs altijd een legitimatiebewijs particuliere beveiliging kunnen overleggen. Het bevoegd gezag kan hier op controleren.
Een evenementenbeveiliger moet werken in een uniform dat is goedgekeurd door het ministerie van Veiligheid en Justitie. Alleen de korpschef van de Nationale Politie kan ontheffing verlenen voor de draagplicht. Het beveiligingsbedrijf dient het verzoek in bij de politie-eenheid waar het bedrijf is gevestigd.
Een beveiligingsuniform moet voldoen aan de volgende eisen:
Wat mag er niet:
Evenementenbeveiligers mogen geen wapens hebben of vervoeren tijdens de uitvoering van hun beveiligingswerkzaamheden.
Medewerkers van een beveiligingsorganisatie mogen tijdens het werk geen handboeien dragen of gebruiken. In uitzonderlijke gevallen kan de minister van Veiligheid en Justitie ontheffing verlenen van dit verbod.
Beveiligingsorganisaties hebben soms extra personeel nodig en huren dan personeel in van een andere beveiligingsorganisaties. Dat kan, mits aan de reguliere voorwaarden voor het tewerkstellen van personeel is voldaan. Zo moet het ingehuurde personeel over een uniform en het legitimatiebewijs beschikken van de inhurenende organisatie. Het is in het belang van de veiligheidssector dat voor de burger en voor de politie duidelijk is welke particuliere beveiligingsorganisatie verantwoordelijk is voor de (uitgevoerde) werkzaamheden. Die duidelijkheid wordt op deze manier bereikt.
Het aantal en ‘type’ bezoeker weegt mee in de risico’s die er bij een evenement komen kijken. Alleen al het principe ‘hoe meer bezoekers hoe groter de kans dat er iets gebeurt’ speelt. Daarvoor maakt het niet uit wat het voor een soort evenement is. Het ‘type’ bezoekers maakt met name uit bij minder zelfredzamen.
Onder andere voor de inzet van geneeskundige hulpverleners wordt het bezoekersaantal meegewogen. Zie hiervoor het ‘Standaardadvies Publieke gezondheid voor evenementen’ van de GHOR en GGD.
Ook de inzet van beveiliging kan afhankelijk zijn van het 'type' bezoekers.
Als er veel bezoekers tegelijkertijd verwacht worden op een kleine ruimte kan verdrukking en (vervolgens) paniek in menigte een risico vormen. Hieronder vind je enkele tips waar je dan rekening mee kan houden:
Wil je weten hoe je een capaciteitsberekening kunt maken om te bepalen hoeveel mensen er in de tent mogen? Klik hier.
Onder open vuur vallen onder andere kaarsen, fakkels en vuurkorven. Deze worden vaak toegepast voor de sfeer. Het is belangrijk altijd rekening te houden dat er bij open vuur kans is op brandoverslag. Wees er ook altijd zeker van dat het vuur (en eventuele smeulresten) gedoofd is.
Open vuur in de natuur is een speciaal aandachtspunt en het mogen toepassen van open vuur in tijden van droogte is iets waar toestemming voor gegeven moet worden. Raadpleeg hiervoor de gemeente, Brandweer Twente of de gebiedsbeheerder.
Houd bij de plannen in ieder geval rekening mee dat:
TIP: bekijk de site www.natuurbrandrisico.nl om te bekijken wat het actuele natuurbrandrisico per gebied is.
De aanwezigheid van blusmiddelen bij activiteiten of op een evenement heeft als doel om een beginnende brand te kunnen bestrijden. Het plaatsen van blusmiddelen wordt minimaal geadviseerd bij opslag van brandbare goederen. Hetzelfde geldt voor een toestel of installatie voor koken, bakken, braden of frituren. Het is belangrijk dat het juiste type brandblusser wordt geplaatst en geschikt is voor het blussen van de brand (bijvoorbeeld schuim voor brandbare vloeistoffen). Laat je desnoods adviseren wat de beste keuze is.
Over het algemeen geldt dat:
Versieringen zijn er in vele soorten en maten. Ook de brandveiligheid verschilt per soort, type en merk.
Bij twijfel of de versieringen brandveilig zijn (bijvoorbeeld als de originele verpakking mist) kan een eenvoudige brandproef worden gedaan. Neem een monster (5 x 25centimeter) van het materiaal. Ga naar buiten en houd een uiteinde van het monster gedurende minimaal 5 seconden in een vlam, zoals van een aansteker of lucifer. Houd het monster daarbij vast met bijvoorbeeld een metalen tang en let op dat je jezelf niet brandt. Als het monster vlam heeft gevat, of nadat 5 seconden zijn verstreken, neem je de vlam van de aansteker of lucifer weg. Het materiaal moet voldoen aan de volgende voorwaarden:
Er zijn commerciële partijen die in staat zijn producten te impregneren om zo een zekere mate van brandveiligheid te krijgen. Dit is aan te tonen door een certificaat. Vraag desnoods naar de mogelijkheden.
Belangrijke aspecten bij het toepassen van versieringen zijn:
TIP: bekijk de folder Brandveilig feestvieren.
Het evenement voorzien van elektriciteit kan op verschillende manieren. Van aanwezige stroom(verdeel)kasten, lokale stroompunten met gebruik van haspels tot het plaatsen van aggregaten. Let er bij het gebruik van materiaal op dat het veilig gebruikt kan worden en dat het materiaal gekeurd is.
Zorg er ook voor dat:
Vuurwerk en special effects zijn bijna niet meer weg te denken bij de (grotere) evenementen. Toch zijn er een aantal zaken waar je als organisator rekening mee dient te houden. Belangrijk is dat je een betrouwbare partij het vuurwerk en de special effects laat verzorgen die vooraf heeft nagedacht over de risico’s en de maatregelen om deze risico’s te beperken. Vraag altijd om een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E).
Wil je een vuurwerkshow tijdens of als afsluiting van je evenement, dan moet je hiervoor een ontbrandingstoestemming of ontbrandingsmelding aanvragen bij de Provincie.
Als we praten over special effects hebben we het over confetti effecten, vuureffecten en CO₂ effecten. Voor special effects geldt geen specifieke wet- en regelgeving. Wel hanteren wij in Twente een aantal richtlijnen en voorschriften.
Algemeen:
Confetti/streamers:
Vuureffecten:
CO2 effecten:
Een wensballon is eigenlijk een soort heteluchtballon in het klein. Aan de onderkant van de ballon zit een brandertje (dit kan een soort aanmaakblokje zijn). Hiermee wordt de lucht in de ballon verwarmd. Dit zorgt er voor dat de wensballon opstijgt. Als de brander langzaam uit gaat daalt de wensballon langzaam.
In de regio Twente is het oplaten van wensballonnen niet verboden. Wel heeft de voedsel en waren autoriteit hieraan een aantal strikte regels verbonden. Onderzoek van de NVWA wijst uit dat het oplaten van wensballonnen niet zonder risico is.
Een wensballon mag niet worden opgelaten:
Daarnaast zijn ook regels over het oplaten van wensballonnen rondom vliegvelden (het betreft dan een straal van 15 kilometer).
Zie de website van Brandweer Nederland voor nog meer informatie over wensballonen. Hier vind je nog meer do' en dont's.
Bij evenementen worden vaak constructies geplaatst. Hierbij moet je denken aan podia, tenten, tribunes en diverse soorten truss constructies. Wat niet echt onder de noemer van een constructie valt maar waar gemeenten wellicht wel meer gegevens over willen hebben (beheersmaatregelen) zijn bijvoorbeeld kranen en springkussens. Dergelijke constructies zijn vaak van enige omvang en kunnen een risico vormen tijdens het evenement. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het kunnen omwaaien of instorten van een tent of constructie, dat er mensen van een podium of tribune vallen etc.. Gemeenten willen dan ook graag bij de aanvraag dergelijke constructies toetsen om zo het risico op ongelukken zo klein mogelijk te maken. Om dergelijke constructies te toetsen zijn vaak constructieve tekeningen en berekeningen noodzakelijk.
Omdat er in Nederland zoveel discussie over constructies bij evenementen is en een eenduidige lijn ontbreekt, is er een richtlijn opgesteld door het Centraal Overleg Bouwconstructies (COBc). Het COBc is een onderdeel van de Vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland. Deze richtlijn is geschreven als een handreiking voor alle gemeenten in Nederland. Zij kunnen dit gebruiken voor de indieningsvereisten van een dergelijke constructie en voor de beoordeling van de constructies. Klik hier voor de richtlijn.
Het woord zegt het al, het is een richtlijn. Gemeenten zijn vrij om er al dan niet gebruik van te maken bij de toetsing. Sommige gemeenten hebben de richtlijn iets aangepast zodat het voor hen werkbaarder is en voor jullie als organisatie duidelijker is wat er van jullie verwacht wordt.Kortom eenduidigheid is er nog steeds niet helemaal.
TIP: Als je constructies wilt plaatsen tijdens je evenement is het aan te raden op tijd contact op te nemen met de gemeente zodat je in een vroeg stadium weet wat er van je verwacht wordt.
Bij tenten is het belangrijk dat de bezoekers er veilig kunnen verblijven en in geval van nood kunnen ontvluchten. Een tent moet binnen 3 minuten ontruimd zijn. De constructie van de tent wordt beoordeeld door de gemeente. Het tentboek is een belangrijk document dat bij een tent aanwezig dient te zijn.
Let er op dat:
Belangrijk is ook het verwarmen van de tent. Dit mag alleen met warme lucht of elektrische verwarmingselementen. Verwarmingsunits met een interne brandstoftank moeten op 5 meter van de tent te staan. Houd bij de plaatsing rekening met vluchtroutes. Het toepassen van heaters met gas (zogenaamde ‘paddenstoelen’) is niet toegestaan.
Wil je weten waar een goede tekening aan moet voldoen? Klik hier.
TIP: bekijk de voorbeeldtekening om een beeld te krijgen van een duidelijke tekening.
Inventaris in een tent kan verschillen van stoelen, praattafels tot banken en tribunes. Het is belangrijk duidelijk aan te geven dat er inventaris in een tent aanwezig is en in welke vorm. Voor het berekenen van de capaciteit van een tent is dit een belangrijk onderdeel. Zo kan het voorkomen dat de aanwezigheid van (losse) praattafels een halvering van de capaciteit tot gevolg heeft. Voeg in geval van een tribune een aparte tekening bij inclusief de capaciteit van de tribune.
Meer informatie over de capaciteitsberekening vind je hier.
Wat we belangrijk vinden:
Zie voor meer informatie over tenten en inventaris ook het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.
Zijn er dieren op het evenement? Dan kunnen er extra risico’s zijn. Kijk hieronder voor meer informatie.
Dieren kunnen allerlei ziekteverwekkers met zich meedragen zonder zelf ziek te zijn. Besmetting kan plaatsvinden door bijvoorbeeld het aaien en knuffelen van de dieren, maar ook door het inademen van besmette lucht. Dieren op het evenement moeten gezond zijn. In de folder ‘Hygiënerichtlijnen evenementen met dieren’ vind je meer richtlijnen en maatregelen die genomen kunnen worden op het gebied van hygiëne, ook specifiek voor schapen, geiten en vogels.
Zijn huisdieren op het terrein toegestaan? Zorg dat er geen dierlijke uitwerpselen op het terrein terecht komen. Vermeld dat deze dieren altijd aan de lijn moeten en dat deze dieren niet op het terrein uitgelaten mogen worden. Eventuele uitwerpselen dienen direct opgeruimd moeten worden. Zie ook ‘evenemententerrein/grasland waar vee graast’?
TIP: bekijk de folder ‘Hygiënerichtlijnen evenementen met dieren’
Een ander risico kan zijn dat een (groot) dier het publiek in gaat. Dat kan voor ernstige verwondingen zorgen bij het publiek. Neem maatregelen om te voorkomen dat de dieren ongewenste bewegingen kunnen uitvoeren. Denk aan begeleiding van de dieren en het fysiek afzetten van een route. Houd de publieksdichtheid beperkt, motiveer de bezoekers zich te verspreiden. Schrijf eventueel een scenario daarover in het veiligheidsplan.
Omdat er steeds meer evenementen en activiteiten worden georganiseerd wordt het nog belangrijker om deze ook zo duurzaam mogelijk te organiseren. Hieronder staan een aantal zaken die relatief eenvoudig te regelen zijn om je evenementen duurzamer of ‘groener’ te maken:
Voor meer tips over groene evenementen kun je eens een kijkje nemen op de website van “A Greener Festival” . Als je bovenstaande tips toepast dan kan je je evenement ook opgeven voor de Greener Festival Awards en dit gebruiken in je evenement promotie. Je draagt met een groen evenement niet alleen bij aan een beter milieu, maar de gemiddelde evenementbezoeker is milieubewuster geworden en verwacht tegenwoordig ook een milieuvriendelijk en duurzaam evenement.
TIP: bekijk ook de handreiking Schone evenementen.
Al het eten en drinken waar je bezoekers van voorziet, moeten voldoen aan een goedgekeurde hygiënecode. Als er een (drink)watervoorziening op het evenemententerrein staat, moet deze ook aan meerdere regels voldoen. Beide om te voorkomen dat mensen ziek worden. Zie voor meer informatie de folder: ‘Hygiënerichtlijnen eten en drinkwatervoorziening bij evenementen’.
Wanneer er (gratis) drinkwater beschikbaar moet zijn is vastgelegd in de folder: ‘Geneeskundige richtlijnen (gratis) drinkwater bij evenementen’.
Worden er een ongewoon aantal bezoekers en/of medewerkers toch ziek met bijvoorbeeld acute maag- en darmklachten (diarree en/of braken) dan kunt u dit melden aan het Meldpunt Infectieziekten van GGD Twente via 053 487 6840 (tijdens kantooruren) of 053 487 6888 (buiten kantooruren).
Tijdens veel evenementen worden er etenswaren bereid. Tegenwoordig zien we regelmatig foodtrucks, omgebouwde busjes of (aanhang)wagens waarin eten wordt bereid. Ook hierbij moet rekening houden worden met eventuele risico’s. Vraag de exploitant die je inhuurt aan te tonen dat zijn installatie veilig is en dat de maatregelen om incidenten te voorkomen en te beperken aanwezig zijn. Belangrijkste is dat er bij een incident geen brandoverslag kan plaatsvinden naar de omgeving. Door een veilige afstand te houden tussen de bakkramen en andere objecten kan dit risico worden beperkt. Hieronder vind je een aantal richtlijnen:
Ook evenementen in bestaande gebouwen en tijdelijke bouwwerken kunnen risico's met zich meebrengen. Kijk ook bij deze evenementen of er risico's zijn en neem passende maatregelen. De richtlijnen van de GGD, bijvoorbeeld ten aanzien van evenementen met dieren, kunnen ook van toepassing zijn op een evenement in een bestaand gebouw. Het is aan te raden kennis te nemen van deze richtlijnen.
Voor een evenement in een tijdelijk bouwsel, waarvoor geen evenementenvergunning geldt, moet je een melding brandveilig gebruik indienen bij de gemeente als er:
Dit geldt alleen voor inrichtingen in de zin van het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen. Hieronder vallen tijdelijke bouwwerken (zoals tenten), of schepen aan een kade.
Als er sprake is van een evenement waarbij er een tent of ander tijdelijk bouwwerk geplaatst wordt, wordt de beoordeling hiervan meegenomen in de evenementenvergunning (het bouwsel, bijvoorbeeld tent, tribune of tijdelijk bouwwerk moeten wel altijd voldoen aan het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen, te noemen de BGBOP).
Past het gebruik niet binnen het normale gebruik, dan moet er op basis van art. 1.18 lid 1 onder a, Bouwbesluit een (gewijzigde) gebruiksmelding gedaan worden. Als het geplande gebruik namelijk niet in het normale gebruik past, dan zal het waarschijnlijk zijn dat de brandveiligheidsvoorzieningen tekort schieten. Dit zal dan over het algemeen tijdens het evenement opgelost moeten worden met een door de organisatie uitgevoerde gelijkwaardige oplossing.
Mocht het een terugkerend evenement zijn, dan is het mogelijk om dit in de gebruiksmelding op te nemen zodat men dit niet elk jaar hoeft aan te vragen (zie betreffende artikelen in bouwbesluit). Uiteraard moet er dan wel sprake zijn van telkens een identieke situatie. Let hierbij wel op dat er geen strijdige situatie ontstaat met het geldende bestemmingsplan.
De tijdelijke gebruiksmelding moet je indienen via het omgevingsloket online. Het is wettelijk bepaald dat de tijdelijke gebruiksmelding aangevraagd moet worden of via omgevingsloket online of via het door de minister vastgestelde formulier.
Past het gebruik binnen het normale gebruik, dan hoeft er verder geen advies gevraagd te worden aan de brandweer.
Op het moment dat er een tijdelijk bouwsel aan een bouwwerk wordt geplaatst, dan moet er voor het tijdelijke bouwsel een melding brandveilig gebruik worden ingediend, tenzij dit valt onder een evenementenvergunning. Wijzigt ook het gebruik van het bouwwerk, dan zal er ook een tijdelijke gebruiksmelding op basis van het bouwbesluit moeten worden ingediend. Wordt hetzelfde tijdelijke bouwsel terugkerend geplaatst, dan kan ervoor gekozen worden om dit net als al eerder genoemd is, op te nemen in de gebruiksmelding.
Onder evenementen in de openbare ruimte worden onder andere evenementen in parken, op pleinen en in straten bedoeld. Veelal is er sprake van een bebouwde omgeving of een omgeving die lastig bereikbaar is voor hulpdiensten. Kenmerkend is de hoge publieksdichtheid op deze terreinen. Vaak is het bij een podium wat drukker dan achter op een terrein. Een gemiddelde bezettingsgraad die wordt gehanteerd is 2,4 personen per vrije m2. Bezoekers moeten altijd veilig kunnen vluchten.
Waar je rekening mee moet houden:
Bijna elk(e) stad of dorp heeft wel een markt. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel heeft een handreiking geschreven over veiligheid op de markt. In de handreiking staat relevante regelgeving beschreven, je vind er maatregelen en voorbeelden van een indelingsplan van de markt. Je kunt de handreiking hier vinden.
Het evenemententerrein is de locatie waar je evenement gehouden wordt. Een evenemententerrein kan afgesloten zijn (bijvoorbeeld door hekken), maar kan ook open zijn. Om het terrein te gebruiken voor je evenement moet je meestal een evenementenvergunning aanvragen. Het kan zijn dat je naast een evenementenvergunning ook een tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan moet aanvragen. Bijvoorbeeld als je evenement in strijd is met het bestemminsplan dat van toepassing is op de locatie. Het aanvragen van een ontheffing kan via het Omgevingsloket.
Maak je gebruik van een grasveld waar normaal vee graast? Breng het vee minstens twee weken voordat het evenement plaatsvindt ergens anders onder om de kans op besmetting via dierlijke uitwerpselen te verkleinen. Controleer het veld voorafgaand aan het evenement en verwijder nog eventueel aanwezige uitwerpselen.
Een evenement op een groot terrein of op een parcours kan er voor zorgen dat een bezoeker/deelnemer langer moet wachten op hulpverlening. Afhankelijk van de genomen maatregelen is dit een verzwarende factor voor meer medische inzet.
TIPS bij evenementen op een groot terrein of op een parcours:
Veilig kunnen vluchten in geval van een noodsituatie is een belangrijke randvoorwaarde bij het organiseren van een evenement. We onderscheiden het kunnen vluchten vanuit een object, tent of vanaf een openbare ruimte. Een tent moet binnen 3 minuten ontruimd zijn.
Aandachtspunten zijn:
Zie ook de BGBOP en de NEN-norm voor (brand)veiligheid van tenten.
Zorg er voor dat het evenemententerrein altijd bereikbaarheid is voor hulpdiensten. Zie voor meer informatie het thema 'Verkeer en bereikbaarheid'.
Bluswatervoorzieningen zijn voor de brandweer van belang om een incident te kunnen bestrijden. Meestal zijn ondergrondse brandkranen op of rondom het evenemententerrein aanwezig. Open water kan in sommige gevallen ook als bluswatervoorziening worden gebruikt.
Houd er rekening mee dat:
Schenk aandacht aan omliggende gebouwen. Bij grote en/of hoge gebouwen (flats, winkelcentra) is de kans groot dat er droge blusleidingen aanwezig zijn.
Zie ook de handreiking Bluswatervoorziening en Bereikbaarheid.
Evenementen trekken jaarlijks vele bezoekers en zijn voor velen een feestje. Maar er kan bij evenementen ook overlast ontstaan voor omwonenden. Vooral overlast op het gebied van geluid is direct merkbaar voor omwonenden. Om dit zoveel mogelijk te beperken stellen gemeenten voorschriften op. Zo wordt er vaak onderscheid gemaakt in locaties en soms ook in dagen en tijdstippen. Aan deze indicatoren wordt vervolgens een maximaal geluidsniveau gekoppeld. De indicatoren en geluidsniveaus kunnen per gemeente verschillen. Deze maximaal toelaatbare geluidsniveaus kun je bij iedere gemeente terug vinden in haar beleid voor het organiseren van evenementen.
Ook kan het voorkomen dat voor een bepaalde locatie een omgevingsvergunning voor de activiteit milieu is verleend waarin geluidsvoorschriften zijn opgenomen. Dit omdat de locatie een inrichting is in de zin van het Activiteitenbesluit. Een voorbeeld hiervan is Het Rutbeek in Enschede. Het is goed om bij de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd na te gaan of er sprake is van een dergelijke vergunning of dat het reguliere evenementenbeleid geldt.
Om het wat duidelijker te maken staan hieronder een aantal voorbeelden.
Muziek is ondersteunend
Er wordt een braderie georganiseerd. Dit is een evenement waar het verkopen van spullen het hoofddoel is en de muziek ondersteunend zal zijn. Hier zal dan ook geen hoog muziekgeluid worden toegestaan maar meer een geluidsniveau voor achtergrondmuziek, 55 dB(A) gemeten op een afstand van 20 meter van de bron.
Muziek speelt de hoofdrol
Op Koningsdag en Bevrijdingsdag vinden er vaak grotere muziekevenementen georganiseerd. Dit zijn juist evenementen waar muziek wel een grote rol speelt. Bij dergelijke muziekevenementen wordt dan ook een hoger geluidsniveau toegestaan. Bijvoorbeeld 90/95 dB(A) gemeten op een afstand van 20 meter van de bron.
Muziek in een inrichting
Om op het voorbeeld van Het Rutbeek in Enschede door te gaan, hier vinden ieder jaar grote muziekfestivals plaats. Omdat Het Rutbeek een inrichting is in de zin van het Activiteitenbesluit gelden hiervoor niet de normen die in het evenementenbeleid zijn opgenomen maar gelden de normen die zijn opgenomen in de omgevingsvergunning. Als referentiepunten gelden hiervoor de omliggende woningen en bijvoorbeeld niet de afstand van 20 meter van de bron. Het geluidsniveau is hierdoor per woning verschillend omdat de afstanden tot de bron ook verschillend zijn.
TIP: vraag bij de gemeente waar je het evenement wilt organiseren na welke normen er gelden voor de locatie. Zo krijg je een goed beeld wat de mogelijkheden zijn en kun je ook inschatten of het evenement al dan niet op de gewenste locatie kan plaatsvinden. Door vooraf deze informatie op te halen, kun je teleurstelling achteraf voorkomen.
Voorkom dat bezoekers worden blootgesteld aan een geluidsniveau hoger dan 103 dB(A). 92 dB(A) is het gezondheidskundig streefpunt. GGD GHOR Nederland adviseert om bij een gemiddeld geluidsniveau hoger dan 92 dB(A) altijd extra maatregelen te treffen om gehoorschade bij uitgaanspubliek te voorkomen of te beperken. Dit advies is gebaseerd op een expert opinion van Nederlandse audiologen, die tevens wordt ondersteund door de Nederlandse Hoorstichting.
Meer informatie vind je in deze folder.
Bij een evenement waarbij 1 of meer van onderstaande punten van toepassing zijn, moeten EHBO‑ers en een (mobiele) eerstehulppost aanwezig zijn:
Ondanks dat deze punten niet altijd van toepassing hoeven te zijn, moet je zelf als organisator altijd de inschatting te maken of het evenement risico's met zich meebrengt die aanwezigheid van hulpverleners en/of een EHBO‑post gewenst maken.
Bij kleine evenementen kan als richtlijn voor het aantal in te zetten EHBO-ers het volgende aangehouden worden:
TIP: denk eventueel tijdens de op- en afbouw van het evenement ook aan de inzet van EHBO-ers.
De EHBO-ers moeten:
*Bij het mobiel inzetten van EHBO-ers kan gedacht worden aan EHBO-ers die surveilleren over een terrein of EHBO-ers die op één plek staan, maar zich wel makkelijk en snel kunnen verplaatsen indien nodig. Bijvoorbeeld lopend of met fiets of motor.
Aangeraden wordt om de locatie van de EHBO-post te bepalen o.b.v. waar naar verwachting de meeste hulpverlening nodig is en/of de (centrale) ligging t.o.v. het publiek. Het inrichten van een EHBO-post in een bestaande ruimte (bijvoorbeeld in een leegstaand pand) kan natuurlijk ook.
Een EHBO-post:
Bij grote evenementen vraagt de GHOR om het aantal en soort EHBO-behandelingen en het aantal doorverwijzingen (door de ingezette geneeskundige organisaties) naar bijvoorbeeld de Eerste Hulp bij te houden en te mailen naar evenementenadvisering@ghortwente.nl. Hiervoor is het ‘Onderzoeksformulier letselbeeld’ als leidraad ontwikkeld. De informatie wordt vertrouwelijk behandeld en alleen toegepast om beter in te spelen op de zorgvraag bij evenementen, zodat de geneeskundige adviezen gerichter gegeven kunnen worden. Klik hier voor het Onderzoeksformulier letselbeeld.
Voor het overnachten in gebouwen gelden specifieke brandveiligheidsvoorschriften. Je kunt hierbij denken aan een brandmeldinstallatie die slapende personen kan attenderen op brand. Voor gebouwen waar normaliter niet wordt geslapen zijn dergelijke installaties vaak niet aangebracht. Om personen toch veilig te kunnen laten overnachten kan het zijn dat je toch een en ander moet regelen. Vraag desgewenst bij de gemeente om een vooroverleg om de plannen toe te lichten.
Punten die van belang zijn:
Voor het kamperen buiten de reguliere kampeerterreinen gelden er specifieke randvoorwaarden. Reden is dat deze terreinen vaak niet zijn ingericht of soms zelfs niet geschikt zijn als kampeerterrein. Uiteraard geldt ook nu dat veiligheid voor bezoekers geborgd moet zijn. Naast de formele voorschriften moet je ook rekening houden met:
Houd er rekening mee dat de brandweer of terreinbeheerder aanvullende eisen kan stellen indien het kamperen plaatsvindt in kwetsbare natuurgebieden waar de kans op natuurbranden mogelijk groter is. Neem desnoods vroegtijdig contact op met betrokken partijen.
Voor het overnachten als onderdeel van een evenement zijn richtlijnen opgesteld voor bijvoorbeeld toiletvoorzieningen, maar ook voor als er gekampeerd wordt op een terrein waar gewoonlijk vee graast.
TIP: bekijk de folder voor de hygiënerichtlijnen met betrekking tot overnachten: ‘Hygiënerichtlijnen overnachten bij evenementen’.
Organiseer je een kermis of zet je een attractie of speeltoestel op je evenement neer? Houd dan rekening met de volgende punten:
Een evenement kan meerdere dagen duren. Als een evenement meerdere dagen aaneengesloten achter elkaar duurt kan dit extra risico's met zich meebrengen.
Hieronder vind je een aantal aandachtspunten:
Het organiseren van een evenement met (veel) kinderen, ouderen, minder validen of zieken (minder zelfredzamen) brengt vaak extra risico’s met zich mee. Er zijn dan veel mensen die hulp nodig hebben bij een evacuatie. Mogelijke maatregelen die je dan kan nemen:
Denk er ook aan dat het maximaal aantal bezoekers op een evenement met mensen in rolstoelen of met rollators lager ligt dan anders.
Voor een (tijdelijke) kinderopvang en kinderactiviteiten op een evenement is een folder met richtlijnen opgesteld: ‘Hygiënerichtlijnen tijdelijke kinderopvang en -activiteiten bij evenementen’.
Evenementen met veel kinderen
Organiseer je een evenement waar de doelgroep voornamelijk bestaat uit kinderen? Denk dan aan het inzetten van EHBO'ers met een aantekening KinderEHBO.
Evenementen tijdens risicovolle weersomstandigheden kunnen verschillende (gezondheids)risico’s opleveren. Hitte kan bijvoorbeeld zorgen voor uitdroging of een zonnesteek. In erge gevallen kan zelfs een hitteberoerte optreden, dat tot sterfte kan leiden als niet tijdig wordt ingegrepen. En koud weer of neerslag kan bijvoorbeeld voor onderkoeling zorgen. De folder 'Geneeskundige richtlijnen risicovol weer bij evenementen’ geeft advies over hoe je je kan voorbereiden en als het zover is welke maatregelen dan genomen kunnen worden.
Naast specifieke geneeskundige richtlijnen zijn er ook andere maatregelen te treffen. Zorg er in ieder geval voor dat je:
Kijk voor meer tips het document risicovol weer.
Het is al langere tijd droog in de natuur. De kans is dan ook aanwezig dat een natuurbrand ontstaat. Een natuurbrand kan zich in droge periodes snel en onvoorspelbaar ontwikkelen. Terreineigenaren, natuurbeheerders en hulpdiensten zijn in deze periode extra alert, maar vragen ook uw medewerking om de gevolgen van natuurbrand te voorkomen of te beperken. Evenementen die in de natuur plaatsvinden vragen op dit moment extra aandacht. Meer informatie over het natuurbrandrisico is te vinden op de website www.natuurbrandrisico.nl
Hieronder enkele punten waar u, tijdens Fase 2, als evenementenorganisator rekening mee kunt houden om brand op uw evenement te voorkomen. Uiteraard geven deze punten geen garantie dat er geen brand ontstaat.
Tijdens de opbouw en afbouw van het evenement;
Tijdens het evenement;
Het allerbelangrijkste is dat bij een beginnende brand onmiddellijk 112 wordt gebeld.
Bel je met 112 geef dan aan waar je je bevindt en benoem dat er een evenement gaande is.
Op elk evenementen moeten voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn. Hierbij kun je denken aan toiletten, maar het kan ook gaan om douche- en wasgelegenheden. Hoeveel sanitaire voorzieningen er aanwezig moeten zijn en waar aan gedacht moet worden vind je in de folder: ‘Hygiënerichtlijnen sanitaire voorzieningen bij evenementen’.
Een scenario kun je zien als een ongewenste gebeurtenis. Welke scenario's op jou evenement van toepassing zijn is afhankelijk van de risico’s. Voordat je dus aan je scenario uitwerking kunt beginnen moet je een risico-inventarisatie doen. Hoe je dit doet lees je hier. Op de pagina Veiligheidsplan vind je nog meer informatie. Nadat je de risico-inventarisatie gedaan hebt ga je de scenario’s uitwerken voor de risico’s die op jouw evenement het meest van toepassing zijn. Hieronder vind je een aantal aandachtspunten waar je rekening mee moet houden bij de uitwerking van een scenario:
Voorbeelden van scenario's vind je in het voorbeeld veiligheidsplan. Je mag deze gerust gebruiken, maar zorg er wel voor dat deze overeenkomen met jouw evenement.
Sportevenementen brengen specifieke risico’s met zich mee, denk aan de fysieke inspanning die deelnemers leveren waardoor bijvoorbeeld blessures en onwelwordingen reële risico’s zijn. De getraindheid van de deelnemers met die sport, maar ook factoren als soort sport (bijv. auto- of motorsport) en het weer spelen een rol bij de risico inschatting. Gelukkig zijn er meerdere sportbonden (zie de lijst onderaan deze pagina), die daar ook al over hebben nagedacht en reglementen hebben opgesteld om de risico’s te beperken.
In het ‘Standaardadvies Publieke gezondheid voor evenementen’ staan enkele algemene richtlijnen die van toepassing zijn bij sportwedstrijden. Voor schaatstochten zijn er specifieke geneeskundige richtlijnen, aanvullend op het standaardadvies en de folder risicovol weer.
Hieronder vind je nog een aantal punten waar je bij sportevenementen rekening mee kunt houden:
Sport |
Sportbond (link naar site door op de bond te klikken) |
Autosport |
|
Basketball |
|
Boksen |
|
Duiksport |
|
Golfsport |
|
Hardlopen/atletiek |
|
Hockey |
|
Honkbal/Softbal |
|
Judo |
|
Krachtsport en Fitness |
|
Modelvliegen |
|
Motorsport |
|
Paardensport |
|
Roeien/vaarsport |
|
Rugby |
|
Schaatsen |
|
Schietsport |
|
Taekwondo |
|
Tennis |
|
Triathlon |
|
Voetbal |
|
Volleybal |
|
Wielersport |
|
Zwemsport |
Wist je dat je voor tatoeëren, piercen en permanente make-up bij evenementen 2 maanden voor aanvang van het evenement vrijstelling moet aanvragen bij GGD Twente? Dit moet met het meldingsformulier “evenementen waar getatoeëerd en gepiercet wordt”. Deze staat op de website van het RIVM.
In de folder ‘Hygiënerichtlijnen tatoeëren, piercen en pmu bij evenementen’ vind je meer informatie.
Een overzichtstekening geeft een beeld van (de inrichting van) het evenemententerrein. Alle objecten (bijv. kassa's of eetkramen) die je gaat plaatsen, brandblussers, EHBO-post, calamiteitenroute zet je hier op. Deze tekening is belangrijk voor de gemeente en hulpdiensten om eventuele risico's te kunnen signaleren en om te weten waar ze naar toe moeten als er wat misgaat. Hieronder vind je een overzicht met alle punten waar een goede overzichtstekening aan moet voldoen.
Een overzichtstekening is een:
Op schaal gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt, met daarop (indien van toepassing):
TIP: bekijk deze voorbeeldtekening om een beeld te krijgen van een duidelijke overzichtstekening.
Wil je weten waar een goede tekening aan moet voldoen? Hieronder vind je een handige checklist.
Zorg er voor dat onderstaande duidelijk op de tekening vermeld staat. Zorg ook voor een goede legenda.
TIP: bekijk deze voorbeeldtekening om een beeld te krijgen van een duidelijke tenttekening.
Wil je weten hoe je een capaciteitsberekening kunt maken om te bepalen hoeveel mensen er in de tent mogen? Klik hier.
Je evenement kan van invloed op het verkeer. Misschien wil je een weg afsluiten of ga je verkeersregelaars inzetten. Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als het gaat om verkeer.
Moeten er straten en/of wegen worden afgesloten dan heb je hiervoor toestemming nodig van de wegbeheerder. Dit kan de gemeente zijn, maar ook de Provincie. Sommige gemeenten nemen een verkeersbesluit om wegen te kunnen afsluiten. Als je t.b.v. je evenement een provinciale weg af wilt sluiten dan heb je naast een evenementenvergunning van de gemeente ook een ontheffing van de Provincie nodig. Voor een evenement in Overijssel kun je dat hier aanvragen.
De wet maakt onderscheid in twee typen verkeersregelaars die je bij evenementen tegen kan komen:
Hierbij kan men denken aan weginspecteurs van Rijkswaterstaat. Maar ook medewerkers groenvoorziening en medewerkers van wegenbouwbedrijven die specifiek verkeer regelende taken in hun pakket hebben kunnen hiertoe opgeleid worden, evenals medewerkers van bedrijven waarvan men beroepsverkeersregelaars kan inhuren. Ook personeel van bedrijven die eigen personeel inzetten voor het geven van aanwijzingen aan weggebruikers valt onder deze categorie. Bijzonder kenmerk van deze verkeersregelaars is dat men ze overal kan inzetten, in tegenstelling tot de evenementenregelaars.
Zij moeten echter wel voor het evenement aangesteld worden en kunnen niet alleen met de beroepspas als verkeersregelaar bij evenementen optreden.
Evenementenregelaar voor 1 jaar.
De evenementen verkeersregelaar kan worden ingezet bij meerdere evenementen (bijvoorbeeld bij wielerrondes of hardloopwedstrijden). Na het volgens van een e-learning instructie krijgt men een certificaat. Met dat certificaat kan men bij de wegbeheerder aantonen dat de e-learning gehaald is.. De wegbeheerder zorgt voor een aanstelling voor maximaal een (1) jaar. Dan hoeft men dus niet voor ieder evenement opnieuw een aanstelling te regelen in die gemeente. Als men ingezet wil worden bij een andere gemeente dan moet de evenement regelaar daar het certificaat tonen en kan ook voor die gemeente een aanstelling afgegeven worden.
Deze laatste wordt opgeleid door middel van een E-learning via de Stichting Verkeersregelaars Nederland, terwijl de beroepsverkeersregelaars een opleiding volgen met een theorie- en praktijk gedeelte. Kijk voor meer informatie op www.verkeersregelaarsexamen.nl (SVNL). De evenementenregelaars hebben vaak vanuit hun beperkte opleiding geen ervaring in het omgaan met verkeer. Het is ook geen eis om zelf in het bezit van een rijbewijs te zijn zodat ze vaak ook niet weten wat ze wel en niet van een bestuurder kunnen verwachten. Zet ze dan ook alleen in op posities waarvoor zij bevoegd zijn. Hiermee kan worden voorkomen dat zij buiten hun beperkte kennis van verkeerregelende taken opereren.
Weet je niet precies voor welke taken en posities een verkeersregelaar moet worden ingezet, houd er dan rekening mee dat er met evenementenregelaars weinig tot geen flexibiliteit mogelijk is. In dergelijke gevallen kan namelijk niet op voorhand in de aanstelling worden vastgelegd op welke taken en posities de werkzaamheden worden uitgevoerd. Ook mogen evenementenregelaars niet zomaar op elk wegtype het verkeer regelen; vaak worden deze op provinciale wegen ingezet terwijl dit niet is toegestaan. Daarnaast mogen evenementenregelaars niet ingezet worden bij situaties waarin slecht zicht is; bij onvoldoende straatverlichting of bijvoorbeeld bij mist is het niet toegestaan evenementenregelaars in te zetten.
Je kun ook beroepsregelaars via een verkeersbureau inhuren. Deze personen moeten dan wel, in verband met de verzekering, het verkeer regelen uit naam van het verkeersbureau en specifiek voor het evenement.
TIP: geef op de overzichtstekening aan waar de verkeersregelaars komen te staan.
Wat betekent dit nu voor organisatoren?
Indien verkeersregelaars niet correct zijn aangesteld, zijn ze niet bedrijfsmatig en persoonlijk verzekerd in het uitvoeren van hun taken. Ook zorgverzekeraars en aansprakelijkheidsverzekeraars zullen, indien ze goed onderzoek doen naar de toedracht, mogelijk de geleden schade of aansprakelijkheidsstelling niet uitkeren.
Indien er personen ingezet worden die de toebedeelde taak niet uit kunnen voeren, ofwel vanwege een gebrek aan opleiding ofwel vanwege een gebrek aan ervaring, kan je ervan uitgaan dat de geplande afhandeling van de vervoersstromen niet gaan lopen zoals gepland.
Wanneer de taken en verantwoordelijkheden zoals afgesproken in de evenementenvergunning niet nageleefd kunnen worden doordat er inzet plaatsvindt van onbekwaam personeel, dan kom je de vergunning niet na. Dit kan gevolgen hebben voor jou als organisator na het evenement (bijv. een waarschuwing of boete) of zelfs tijdens het evenement.
Wil je weten waar een verkeersplan aan moet voldoen? Klik dan hier voor een toelichting.
De bereikbaarheid van het evenemententerrein is van groot belang voor de hulpdiensten om in geval van een incident op te kunnen treden. Als de bereikbaarheid van het evenement niet geborgd is kan de incidentbestrijding moeizaam op gang komen waardoor de kans op escalatie (bijvoorbeeld branduitbreiding) groot is.
Onderstaande praktische handvaten kunnen helpen:
Kijk hierbij goed naar de omgeving en het gebied en leef je hierbij in in de situatie en het scenario, bijvoorbeeld een brand op het evenement.
Zie ook de handreiking Bluswatervoorziening en Bereikbaarheid.
Tijdens evenementen kunnen er activiteiten op en in het water plaatsvinden. Je kunt hierbij denken aan een Nieuwjaarsduik, zwemtochten in kanalen of survival evenementen. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van zwembaden of natuurwater. Er zijn hygiënemaatregelen beschreven om zoveel mogelijk te voorkomen dat door gebruik te maken van tijdelijke (zwem)watervoorzieningen gezondheidsklachten optreden: ‘Hygiënerichtlijnen (tijdelijke) zwemwatervoorzieningen bij evenementen’.
T.b.v. eventuele wateroppervlakteredding is bij activiteiten op het water toezicht gewenst van de reddingsbrigade (of een ander gekwalificeerd bedrijf of instelling). Zij moeten over faciliteiten waarmee een te water geraakt persoon gered kan worden.
Je kan ook te maken krijgen met water wat niet bedoeld is als onderdeel van het evenement, maar wat wel op het evenemententerrein ligt, zoals bijvoorbeeld een vijver. Neem dan maatregelen om te voorkomen dat personen in het water terechtkomen. Denk aan: toezicht op het water, waarschuwingsborden en/of het fysiek afzetten van water.
Meer informatie is hieronder te vinden.
Voor informatie over zwemwater klik hier.
Voor informatie over zwemwater en blauwalgen klik hier.
Voor informatie over zwemmen in open water klik hier.
Houd bij water op het terrein extra rekening met mensen die onder invloed van alcohol en/of drugs het water in willen of die zich dichtbij het water bevinden, zie de richtlijnen in de folder: ‘Geneeskundige richtlijnen alcohol- en drugsgebruik bij evenementen’.
Informatie over water als in drinken, vind je onder het thema ‘Eten en drinken’.
Tijdens de persconferentie van 13 oktober jl. zijn aangescherpte regels aangekondigd om de verspreiding van het coronavirus onder controle te krijgen. Deze landelijke regels hebben onder andere als gevolg dat er voorlopig geen evenementen mogen plaatsvinden. Tijdens de persconferentie van 3 november jl. is aangekondigd dat deze regels ook de komende tijd van kracht zijn.
Op deze pagina vind je meer informatie over de (landelijke) regels. Ook vind je hier tips t.b.v. het uitvoeren van een covid-19 evenementen risicoanalyse en suggesties voor oplossingsrichtingen om de risico's zoveel mogelijk te beperken. Dot laatste kan nuttig zijn voor een later stadium wanneer evenementen wel weer toegestaan zijn.
Vanaf 1 december 2020, is de Tijdelijke wet maatregelen Covid-19 van kracht.
Deze wet geldt voorlopig voor drie maanden en hiermee vervalt de noodverordening.
Vanaf nu is de ministeriele regeling van kracht. Hierin staan de maatregelen vastgelegd. In hoofdstuk 5 staan de regels ten aanzien van evenementen.
Een aanvulling op deze ministeriele regeling nav de aangescherpte maatregelen die gelden vanaf 15 december vind je hier.
Ondanks dat covid-19 een, grote, onzekere factor met zich meebrengt als het gaat om het wel of niet doorgaan van evenementen en indien ze wel mogen doorgaan het de vraag is in welke vorm, hebben de Twentse gemeenten in samenwerking met Veiligheidsregio Twente er voor gekozen om in 2021 te werken conform de reguliere evenementenprocedure inclusief indieningstermijnen. Deze procedure en indieningstermijnen zijn te vinden op websites van de gemeenten. De covid-19 toets is als flexibel in te passen processtap onderdeel van deze evenementenprocedure. Door af te wachten worden organisatoren beperkt in het indienen van een aanvraag en in de mogelijkheid om eventuele mogelijkheden voor een evenement te verkennen. Daarnaast zou afwachten tot het moment dat er weer ruimte is om evenementen toe te staan vele ad hoc aanvragen kunnen betekenen waarvoor wellicht dan niet de tijd en capaciteit bij gemeenten en hulpdiensten beschikbaar is om deze zorgvuldig af te handelen.
Zoals de afgelopen periode gebleken is vraagt de coronasituatie om flexibiliteit. Zowel van organisatoren als van gemeenten en hulpdiensten/veiligheidsregio. Deze flexibiliteit kunnen we dragen door met elkaar in gesprek te blijven en oog te houden voor dat maatregelen (ook zeer plotseling) kunnen veranderen. Met als mogelijke consequentie dat een evenement niet door kan gaan. Vooral dit laatste is van belang dat ook organisatoren zich hier van bewust zijn. Ook met het oog op de financiële consequenties.
Alles wat al aan de voorkant meegenomen wordt in de vergunningaanvraag kan al besproken c.q. beoordeeld worden en kan weer tijd schelen in de verdere afhandeling van de aanvraag. Dus organisatoren worden vooral opgeroepen om zoveel en duidelijk mogelijk informatie aan te leveren. Reguliere evenementenaspecten zoals wellicht brandveiligheid (BGBOP), verkeersveiligheid, openbare orde enz. waarop covid-19 geen consequenties heeft kunnen eventueel al afgehandeld worden. Door dergelijke aspecten al op te pakken en waar mogelijk af ronden blijft er tijd over in de procedure voor de covid-19 toets.
De (landelijke) maatregelen m.b.t. covid-19 variëren continue. De maatregelen die nodig zijn om het coronavirus terug te dringen zijn afhankelijk van het aantal besmettingen en de drukte in de zorg. Dit is niet te voorspellen en dat maakt het organiseren van onder andere evenementen lastig. Op het moment dat vergunningaanvragen ingediend moeten worden is niet te zeggen wat tijdens het evenement de mogelijkheden of beperkingen zijn. Hierdoor zal de vergunningprocedure waarschijnlijk anders verlopen dan 'normaal'. Kort voor het evenement zal pas duidelijkheid gegeven kunnen worden over de maatregelen die tijdens het evenement van kracht zullen zijn en zelfs dan is er geen 100% zekerheid te geven. Om die reden zal de covid-19 toets door de gemeente, eventueel met ondersteuning van de veiligheidsregio/hulpdiensten, pas circa 3 a 4 weken voor het evenement gedaan kunnen worden. Dit betekent niet dat er niet in een eerder stadium nagedacht kan worden over de eventuele consequenties van de coronamaatregelen voor een evenement. Ook hier geldt weer alles wat al aan de voorkant meegenomen wordt in de vergunningaanvraag kan al besproken en kan weer tijd schelen in de verdere afhandeling van de aanvraag.
Om de covid-19 toets te kunnen uitvoeren moet een organisator een covid-19 risicoanalyse (meer informatie vind je hieronder) doen. Daarnaast moet er nagedacht worden over op welke manier de covid-19 maatregelen (meer informatie vind je hieronder) nageleefd kunnen worden. Zowel de covid-19 risicoanalyse en de covid-19 maatregelen neem je op als apart hoofdstuk in je veiligheidsplan of dien je als apart plan bij de vergunningaanvraag in. Hierbij is het ook aan raden om na de denken over een plan B. Denk na over in welke gevallen je evenement vanuit organisatorisch perspectief wel of niet hun door kan laten gaan. Kan dit bijvoorbeeld nog als er zwaardere maatregelen van kracht zijn zoals een beperking in het maximaal aantal bezoekers, een sportwedstrijd zonder publiek of als er alleen doorstroomevenementen mogen plaatsvinden?
En bedenk ook wanneer voor jou de uiterste datum is dat je duidelijkheid moet hebben om je evenement wel of niet te kunnen organiseren.
Net als altijd hoort bij een vergunningaanvraag een risicoanalyse m.b.t. je evenement. In deze risicoanalyse staat de vraag ''Welke risico's zijn er realistisch gezien te verwachten bij je evenement?'' centraal.
Nu met covid-19 is een extra risico ontstaan die mogelijk ook effect heeft op je evenement. Om die reden hoort bij de vergunningaanvraag nu ook een covid-19 risicoanalyse. In deze analyse geef je aan welke covid-19 risicofactoren op jou evenement van toepassing kunnen zijn. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de hoeveelheid mensen die je verwacht in relatie tot de beschikbare ruimte (de 1,5 meter afstand blijft de norm). Omdat we begrijpen dat covid-19 risicofactoren nieuw voor je zijn hebben we een overzicht gemaakt van covid-19 risicofactoren die mogelijk aanwezig kunnen zijn. Dit overzicht vind je hier.
Het is aan jou als organisator om na te denken over welke covid-19 risicofactoren op jou evenement aanwezig kunnen zijn. Het overzicht kan je hierbij helpen. Bij de vergunningaanvraag lever je ook de covid-19 risicoanalyse in. Dit mag als apart document, maar mag je ook samenvoegen met de risicoanalyse die je wellicht al had voor je evenement. Als maar duidelijk is welke covid-19 risicofactoren van toepassing kunnen zijn op jou evenement.
Om de risico's zoveel mogelijk terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau tref je maatregelen. En nu dus ook voor covid-19. Op basis van de covid-19 risicoanalyse stel je een overzicht op van de covid-19 maatregelen die je gaat treffen. Deze maatregelen moeten aan sluiten op de geconstateerde risico's. Hierbij kun je denken aan antwoorden op de volgende vragen:
Basisregel is dat er een onderlinge afstand van 1,5 meter gehouden wordt. Bij de vergunningaanvraag lever je ook een beschrijving in hoe je er voor zorgt dat die 1,5 meter onderlinge afstand gehouden kan worden.
Vanuit diverse brancheorganisaties zijn er covid-19 protocollen gemaakt die je op weg helpen met het organiseren van veilige en verantwoorde evenementen. Hieronder een overzicht waar je protocollen kunt vinden:
Wellicht vind je het lastig om te bedenken welke maatregelen je voor covid-19 risico's kunt treffen. Daarom hebben we op basis van de covid-19 risicofactoren die je hierboven kunt vinden een aantal mogelijke oplossingsrichtingen opgesteld. Het is de bedoeling dat je deze oplossingsrichtingen vertaald in specifieke maatregelen voor jou evenement. Het is dus niet simpelweg kopiëren en plakken, maar we helpen je wel op weg. Dat wat je bij je vergunningaanvraag indient als maatregelen moeten in de praktijk ook daadwerkelijk getroffen worden.
De covid-19 oplossingsrichtingen vind je hier.
Bij de vergunningaanvraag hoort i.v.m. covid-19 een:
Heb je vragen over het organiseren van je evenement of over wat er van je verwacht wordt? Neem dan contact op met de gemeente waar je je evenement wilt organiseren. Indien nodig neemt de gemeente contact op met de veiligheidsregio.
Standaard staan alle thema's aangevinkt, indien een bepaald thema niet van toepassing is bij jouw evenement kun je deze uitvinken. Druk op de knop 'Toon uitgebreide informatie' om een overzicht van de geselecteerde thema's te laten zien. Je kunt de thema's ook per stuk bekijken door op de knop 'Lees meer over dit onderwerp' te klikken.
Toon gekozen thema'sVeiligheidsregio Twente is een samenwerkingsverband van de gezamenlijke hulpdiensten en de Twentse gemeenten.
Wij vinden het belangrijk dat inwoners van Twente zich voldoende voorbereiden op eventuele calamiteiten.